Como Proteger la Hoja de Calculo

Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario.

Importante    La protección de elementos de una hoja de cálculo o un libro no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña en el nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una mayor seguridad, debería proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma, solo los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.

Para obtener más información sobre cómo establecer contraseñas y recomendaciones de solo lectura para un libro, vea el artículo sobre cómo proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas, permisos y otras restricciones.

En este artículo

• Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro
• Proteger elementos de la hoja de cálculo
• Proteger elementos del libro
• Proteger elementos de un libro compartido
• Quitar la protección de una hoja de cálculo

Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro

Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en elementos específicos de la hoja de cálculo o libro para evitar que sean modificados. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán ingresar para modificar elementos específicos de la hoja de cálculo o libro protegidos. Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.

Proteger elementos de la hoja de cálculo

De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Las características para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de cálculo no están diseñadas para ayudar a proteger la información confidencial incluida en un libro. Estas características solo ayudan a esconder datos o fórmulas que podrían confundir a otros usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que contienen esta información almacenándolos en ubicaciones que solo estén accesibles a usuarios autorizados.

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios específicos.

Para obtener información sobre cómo desbloquear celdas y rangos en una hoja de cálculo protegida, vea el tema sobre cómo desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos

Cuando se protege un libro o una hoja de cálculo bloqueando sus elementos, no es obligatorio agregar una contraseña para editar los elementos que no están bloqueados. En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección mediante contraseña no garantiza que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una mayor seguridad, debería proteger el libro en sí con una contraseña para impedir los accesos no autorizados.

Cuando proteja los elementos de la hoja de cálculo o del libro con una contraseña, es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Importante    

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Proteger la estructura y las ventanas de un libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

Como Aplicar Contraseñas al Libro y Hoja

Proteger elementos de la hoja de cálculo

1. Seleccione la hojas de cálculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

3. En la ficha Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

6. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:

1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.

Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.

 Sugerencia   Puede usar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. Haga clic en Especial y, a continuación, en Objetos.

2. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Tamaño.
3. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificación Bloquear texto.

 Nota   No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.

5. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger hoja.

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

Más información sobre los elementos que puede seleccionar

10. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

 Nota   La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña fácil de recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

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Proteger elementos del libro

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger libro.

2. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:
• Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.
• Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

Más información sobre los elementos que puede seleccionar

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

 Nota   La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.

Proteger elementos de un libro compartido

1. Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, debe anular el uso compartido del libro mediante el procedimiento siguiente:
1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su libro.
2. Para conservar una copia de la información de historial de cambios que se pierde al anular el uso compartido de un libro, haga lo siguiente:
3. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.

2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:

• Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir .
• Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

 Nota   Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

3. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
4. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
5. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

 Nota   Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación. Siga este procedimiento:

1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro compartido.

3. Si se le pide, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
4. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

5. En la ficha Edición, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

6. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí.

2. Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y modificar.

 Sugerencia   Para obtener más información, vea Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida, Proteger elementos de la hoja de cálculo y Proteger elementos del libro.

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. Active la casilla Compartir con control de cambios.
3. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla.
4. Si se solicita, guarde el libro.

Atajos de Exel

Teclas útiles de atajo en Excel

 

F4	Activa la última orden
CTRL + :	Inserta Hora
CTRL + ;	Inserta Fecha
CTRL+INICIO	Ir al principio del documento
CTRL+ESC	Mostrar el menú Inicio.
CTRL+FIN	Ir al final del documento
CTRL + A	Abrir un Documento
CTRL + B	Buscar y Reemplazar una Palabra
CTRL + C	Pegar
CTRL + E	Seleccionar todo el Documento
CTRL + G	Guardar el Documento
CTRL + I	Ir a...
CTRL + K	Letra Cursiva
CTRL + L	Buscar y Reemplazar
CTRL + P	Imprimir
CTRL + S	Subrayar
CTRL + U	Documento Nuevo
CTRL + V	Pegar
CTRL+X	Cortar
CTRL+Z	Deshacer
CTRL+1	Formato de Celdas
CTRL+F4	Cerrar Ventana Activa
F10	Activa Barra de Herramientas
ALT	Activa Barra de Herramientas
ALT+F4	Cerrar el programa
ALT+ESPACIO	Mostrar el menú del sistema
ALT+ESPACIO+N	Minimizar la ventana activa
ALT+ESPACIO+X	Maximizar la ventana activa.
ALT+ESPACIO+R	Restaurar la ventana activa.
ALT+TAB	Cambiar de aplicación.
ALT+ESPACIO+C	<Cerrar la ventana activa.
ALT+ENTER	mostrar el cuadro de propiedades del ítem seleccionado.
ALT+M	minimizar todas las ventanas.
ALT+FLECHA DERECHA	Adelante.
ALT+FLECHA IZQUIERDA	Atrás.
ALT + Cursor Abajo	Muestra todos los valores previos de la columna
SHIFT+F3	Pegar función
SHIFT+F10	Mostrar el menú contextual.
SHIFT+F11	Inserta una nueva Hoja
SHIFT + cursor	Marca área seleccionada
SHIFT + barra espaciadora	Marca Fila
CTRL + barra espaciadora	Marca columna
END + Cursor	Va al último registro

Para mas información puede recurrir:
Al ayudante del Office del Excel; por índice buscar:

"teclas de método abreviado" seleccionar "Microsoft Excel",
Al Centro de Asistencia de Microsoft Office

Erros de datos de Exel

 TIPOS DE ERRORES

 

Al estar depurando alguna fórmula, es posible que obtengamos un resultado de error, es decir, un valor que comienza con un signo #. Esto no siempre es malo (de hecho, puede ser un resultado correcto). Si sabemos interpretar el error, podremos corregirlo fácilmente. Téngase en cuenta que para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la fórmula misma, o bien alguna de las celdas a las que hace referencia la fórmula.

En Excel existen siete resultados de error:

#¡N/A!
#¡REF!
#¡NUM!
#¿NOMBRE?
#¡DIV/0!
#¡VALOR!
#¡NULO!

Veamos que significa cada uno de ellos. De esta manera, podremos depurarlo y corregirlo fácilmente.

#¡N/A!

Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de búsqueda.

#¡REF!

Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, en la fórmula:

=BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas. En esta otra: =DESREF(Hoja1!A1, -1,0,1,1) también obtenemos #¡REF! ya que no hay ninguna fila encima de la celda A1. Siguiendo con esta fórmula, si eliminamos la primera fila de la hoja "Hoja1", o si eliminamos la Hoja1, la fórmula mostrará #¡REF!, ya que se ha "perdido" la referencia a la celda Hoja1!A1.

#¡NUMERO!

Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico). Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.

#¡NOMBRE!

Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna función. También puede surgir cuando utilizamos alguna función personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve #¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto.

#¡DIV/0!

Este es fácil. Se produce al hacer una división por cero, o bién, por una referencia a un cero. (¿Cómo corregirlo?)

#¡VALOR!

Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.

#¡NULO!

Este es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos rangos.

A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que está generando el error, podemos ejecutar (previa selección de la celda con error) Herramientas - Auditoría de fórmulas - Rastrear error. Excel señalará con una línea roja la celda que está produciendo el error.

Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha inválida.

Tipos de Datos

Tipos de datos en Excel 

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las  celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

1.     Valores numéricos

2.    Texto

3.    Fórmulas

En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.

Valores numéricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc.  Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Las fechas en Excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá  fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.